Na área de Almoxarifado, compete:
I - receber, conferir e distribuir materiais, mediante requisição dos órgãos do Poder Executivo Municipal;
II - promover a guarda do material em perfeita ordem de armazenamento, conservação e registro;
III - promover a manutenção atualizada da escrituração referente ao movimento de entrada e saída dos materiais e do estoque existente;
IV - estabelecer estoques mínimos de segurança dos materiais utilizados;
V - solicitar o pronunciamento de órgãos técnicos da Prefeitura ou de outras instituições no caso de aquisições de materiais e equipamentos especializados;
VI - preparar extratos do movimento de entrada e saída de material na periodicidade determinada;
VII - promover a guarda e a conservação do estoque de material de consumo estabelecendo normas e controles;
VIII - receber, controlar, armazenar e distribuir materiais de consumo para as unidades administrativas;
IX - proceder à entrega do material somente com requisição devidamente assinada pelo responsável;
X - assegurar o armazenamento adequado dos materiais, na quantidade devida, no local certo, facilitando sua localização, segurança e fiscalização;
XI - impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
XII - manter a quantidade e qualidade exata dos materiais;
XIII - realizar inventários anuais e vistorias periódicas dos materiais estocados, atualizando o cadastro geral dos mesmos;
XIV - possuir instalações adequadas à natureza dos materiais e recursos de movimentação e distribuição suficiente a um atendimento rápido, eficiente e transparente;
XV - coordenar e controlar, através de sistemas informatizados os saldos existentes em contratos de fornecimento e a entrada e saída de materiais e produtos dos órgãos que integram a Administração Direta do Poder Executivo.
Seção I
Do Recebimento Dos Bens
Art. 15. São documentos hábeis para o recebimento:
I - Nota Fiscal ou Nota Fiscal/Fatura; nos casos de compra.
II - Termo de Cessão, Doação, conforme o caso;
III - Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência;
IV - Guia de Produção própria com estimativa do custo de sua fabricação ou valor de avaliação; ou
V - Outro instrumento equivalente que oriente o registro do bem no Sistema de Cadastro de Bens, quando for o caso.
Art. 16. Deverão necessariamente compor estes documentos os seguintes elementos:
I - descrição do material;
II - quantidade;
III - unidade de medida ou referência de compra;
IV - preços unitários e totais; e
V - no caso de guia de produção, deverão conter os custos com os insumos utilizados, com a mão-de-obra e outros custos indiretos.
Art. 17. O recebimento de material decorrente de compra é constituído de duas etapas: provisório e definitivo.
Seção II
Das Instalações do Almoxarifado
Art. 18. Quanto à localização:
I - O Almoxarifado deve permitir o fácil acesso a veículos de qualquer porte, bem como estar situado, preferencialmente, em andar térreo;
II - As áreas de recebimento e armazenagem deverão estar separadas fisicamente, a fim de permitir melhor organização e maior segurança dos materiais;
III - A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou às áreas de circulação de pessoal especializado no combate a incêndios.
Art. 19. Quanto ao armazenamento:
I - Os materiais devem ficar agrupados por classe, adotando-se sistema de endereçamento, de forma a possibilitar sua rápida conferência e localização;
II - Os materiais que demandam grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo às áreas de expedição;
III - Os materiais devem ser empilhados, se necessário, observando-se a segurança e as recomendações dos fabricantes;
IV - Os materiais estocados há mais tempo devem ser os primeiros a sair, para se evitar o seu vencimento ou o envelhecimento;
V - Os materiais devem ser estocados, preferencialmente, em suas embalagens originais e sem contato direto com o piso.
Art. 20. Quanto à segurança:
I - É proibida a entrada de pessoas estranhas no local de guarda dos materiais, exceto quando devidamente autorizadas;
II - O Almoxarifado deve ser dotado de sistema eletrônico de segurança e de equipamentos contra incêndios;
III - As instalações elétricas devem ser mantidas em perfeito estado de funcionamento;
IV - Devem existir placas indicativas da proibição de fumar;
V - É proibida a estocagem de produtos explosivos e inflamáveis, devendo ser observadas as normas de segurança expedidas pelos órgãos técnicos;
VI - Deve ser realizada limpeza permanente no Almoxarifado, de forma a se garantir a conservação dos materiais;
VII - O depósito de material deve ser rigorosamente protegido contra insetos e roedores ou outras pragas que provoquem dano ao bem.
Art. 21. Os bens permanentes novos e usados sem destinação imediata deverão ficar armazenados em depósito próprio, sob a responsabilidade do Departamento de Patrimônio e Almoxarifado, devidamente catalogados e classificados de acordo com as situações:
I - novo;
II - ocioso;
II - recuperável;
III - antieconômico; e
IV - irrecuperável.
Art. 22. Os materiais permanentes novos e usados, porém ociosos, classificados como de informática deverão ficar em depósito próprio ou área equivalente sob a responsabilidade do Departamento de Patrimônio e Almoxarifado e do Departamento de Informática.
Art. 23. O material permanente coberto por garantia, ressalvadas as dificuldades insuperáveis de natureza técnica, deverá, conforme o caso, ser testado quando do seu recebimento para fins de aceitação, e, em nenhuma hipótese, poderá ser mantido em estoque por tempo superior a 50% (cinquenta por cento) do prazo de validade da garantia.
Art. 24. Os materiais permanentes armazenados em depósitos do Departamento de Patrimonial, Almoxarifado e Regularização Fundiária e classificáveis como ociosos, recuperáveis, antieconômicos e irrecuperáveis deverão estar respectivamente catalogados para subsidiar planejamento de cronograma de doações e de desfazimento de bens.
Art. 25. Os tipos de inventário físicos são:
I - Inicial - realizado quando da criação de uma Unidade para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;
II - Anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais e materiais em estoque, do acervo de cada Unidade, existentes em 31 de dezembro de cada exercício;
IV - De extinção ou transformação - executado quando da extinção ou transformação de uma Unidade;
V - De Transferência de responsabilidade - efetuado no caso de mudança do titular de uma Unidade;