Na área de documentos, protocolo e arquivo, compete:

I - receber e distribuir os documentos, processos e correspondências protocoladas;

II - controlar a movimentação de processos e documentos verificando os pontos de estrangulamento ou retenção irregular;

III - proceder ao registro das solicitações dos servidores sobre questões funcionais, catalogando e separando os pedidos por assunto e temporalidade;

IV - registrar e informar ao público quanto às solicitações de serviços

V - encaminhar as solicitações de serviços à área operacional da prefeitura;

VI - manter controle e responsabilizar-se pelo uso e guarda de equipamentos e instrumentos que estiverem em sua área de atuação;

VII - executar os serviços de arquivos intermediário e permanente, de documentos da prefeitura sob sua responsabilidade;

VIII - orientar os serviços de arquivo corrente das unidades da prefeitura

IX - disciplinar as atividades de arquivo intermediário exercidas setorialmente;

X - estabelecer sistemas de arquivamento de documentos que possibilitem a sua localização imediata e favoreçam a sua conservação com economia de tempo e espaço;

XI - registrar e arquivar a entrada e a saída de documentos do arquivo intermediário e permanente sob sua responsabilidade;

XII - providenciar inventário periódico da massa documental reunida pela prefeitura;

XIII - orientar e controlar o manuseio de documentos, bem como, autorizar a sua reprodução nos casos previstos pelas normas municipais, inclusive propondo penalidades em caso de danos ou extravios;

XIV - fornecer desde que devidamente autorizado, certidões sobre assuntos integrantes aos documentos do arquivo intermediário e permanente sob sua responsabilidade;

XV - promover o atendimento às solicitações de remessa e empréstimos de documentos arquivados;

XVI - prestar informações às unidades administrativa, sob assuntos contidos em documentos arquivados, mediante solicitações por escrito, arquivando-as;

XVII - propor a incineração ou destruição de material cuja temporalidade tenha se esgotado;

XVIII - executar os trabalhos de autuação dos documentos encaminhados pelo público e de interesse dos órgãos do Poder Executivo Municipal;

XIX - manter o registro e o controle da tramitação dos processos, bem como seu despacho final e a data de seu respectivo arquivamento;

XX - fornecer informações sobre processos em tramitação aos respectivos interessados;

XXI - fazer verificar o atendimento as exigências e condições gerais estabelecidas para o recebimento de documentos e a devolução daqueles que não atendam a essas condições;

XXII - prestar informações e instruções ao público quanto às exigências, orientando o preenchimento de requerimentos, quando necessárias;

XXIII - organizar o arquivo de processos que estejam aguardando os interessados;

XXIV - executar outras atividades de interesse da Departamento de Documentos, Protocolo e Arquivo.

Parágrafo único. Na área de digitalização de documentos são as seguintes as competências do Departamento:

I - organizar e preparar os documentos para digitalização, inclusive quanto a limpeza e recuperação dos documentos, conforme o caso;

II - gerenciar e controlar a execução dos serviços de captura de imagem e indexação dos documentos;

III - propor a aquisição de software para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos;

IV - com apoio da Superintendência de Gestão e Planejamento, estabelecer critérios de segurança para acesso ao arquivo eletrônico;

V - zelar pelos equipamentos colocados a disposição do setor para execução dos serviços de digitalização;

VI - desempenhar outras atividades de interesse da Administração.